Auftragsverarbeitungsvertrag

01Rollen

Sie sind Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in Ihrer Buchhaltung (etwa Kundendaten auf Rechnungen). Admillio ist Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen und niemals für eigene Zwecke.

02Welche Daten und wofür

Es geht um personenbezogene Daten, die in Ihrer Buchhaltung vorkommen:

• Kontakt- und Rechnungsdaten Ihrer Kunden und Lieferanten
• Daten auf Belegen und in Banktransaktionen
• Daten von Mitarbeitern, soweit Sie diese erfassen

03Unterauftragsverarbeiter

Für Hosting, Speicherung und Bankanbindungen setzen wir eine begrenzte Zahl von Unterauftragsverarbeitern ein, alle mit Servern innerhalb der EU und an dieselben Pflichten gebunden. Eine aktuelle Liste ist auf Anfrage erhältlich; über neue Unterauftragsverarbeiter informieren wir Sie vorab, damit Sie widersprechen können.

04Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung aller Verbindungen (TLS) und gespeicherter Daten
• Zugriffsverwaltung nach dem Least-Privilege-Prinzip und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Tägliche Backups mit getrennter Speicherung
• Protokollierung und Überwachung des Zugriffs auf Produktivsysteme

05Datenschutzverletzungen

Stellen wir eine Datenschutzverletzung fest, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach der Entdeckung, mit allen Informationen, die Sie für eine etwaige Meldung bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) benötigen.

06Unterstützung bei Betroffenenrechten

Erhalten Sie von einem Kunden eine Anfrage auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung? Mit den Export- und Verwaltungsfunktionen in Admillio können Sie diese selbst erfüllen. Kommen Sie nicht weiter, helfen wir innerhalb einer angemessenen Frist.

07Audits

Einmal im Jahr dürfen Sie (auf eigene Kosten) ein Audit durchführen lassen oder unsere aktuellste Sicherheitsdokumentation anfordern. Wir wirken daran in angemessenem Umfang mit.

08Laufzeit und Beendigung

Dieser Vertrag gilt, solange Sie ein Admillio-Konto haben. Bei Beendigung können Sie alle Daten exportieren; danach löschen wir sie, mit Ausnahme der Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.