Algemene Voorwaarden

Algemeen

1. Wie is wie?

Als je in deze voorwaarden 'jij', 'je' of 'jou(w)' leest, bedoelen we in de eerste plaats de Klant: de ondernemer of het bedrijf op wiens naam de Admillio-administratie staat en die de overeenkomst met ons is aangegaan ('je bedrijf'). Geef je, als Klant, een medewerker, boekhouder of andere natuurlijke persoon toegang tot de Dienst, dan noemen we die persoon een Gebruiker. Waar deze voorwaarden specifiek iets over een Gebruiker regelen in plaats van over de Klant als geheel, staat dat er apart bij, met name in artikel 6.

Lees je 'wij', 'we', 'ons' of 'onze', dan bedoelen we Millio Group B.V., handelend onder de naam Admillio, gevestigd aan de Westhavenweg 109E, 1042 BB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42067007.

Waar we in deze voorwaarden 'werkdag' noemen, bedoelen we een kalenderdag met uitzondering van zaterdagen, zondagen en in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Waar we 'Admillio' of 'de Dienst' noemen, bedoelen we de online boekhoudapplicatie die wij aanbieden, met inbegrip van de bijbehorende website(s) en functionaliteiten zoals facturatie, btw-aangifte, bankkoppeling, de MCP-koppeling en AI-ondersteunde automatisering.

2. Wanneer gelden deze voorwaarden? Wat als je andere afspraken wilt maken?

Deze voorwaarden gelden zodra je met ons een overeenkomst aangaat voor het gebruik van de Dienst of van een van de andere diensten die we aanbieden, bijvoorbeeld door een gebruikersaccount aan te maken of een betaald abonnement af te sluiten. Het enkel bezoeken van onze website maakt je nog geen partij bij deze overeenkomst; voor websitebezoekers gelden de Cookieverklaring en de Privacyverklaring van Admillio.

Onze overeenkomst komt tot stand door het aanmaken van een gebruikersaccount, of het afsluiten van een betaald abonnement. Je kunt deze overeenkomst niet aan iemand anders overdragen. We vragen je bij het aanmaken van je account om akkoord te gaan met deze voorwaarden. We werken altijd op basis van deze algemene voorwaarden; we wijken hier alleen van af als we dit expliciet schriftelijk of per e-mail zijn overeengekomen. Zo'n afwijking geldt alleen voor het specifieke geval waarvoor we die hebben afgesproken; je kunt er geen rechten aan ontlenen voor andere of toekomstige gevallen.

Eventuele eigen voorwaarden van jou, zoals inkoop- of contractsvoorwaarden, zijn niet van toepassing en wijzen we uitdrukkelijk van de hand.

Staat jouw Admillio-administratie op naam van een vennootschap onder firma of maatschap, dan gelden deze algemene voorwaarden voor alle vennoten of maten. Zij zijn ieder hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen uit de overeenkomst, waaronder de betaling van de abonnementskosten.

Heb je met ons een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst gesloten die afwijkt van deze algemene voorwaarden, de SLA of de Verwerkersovereenkomst van Admillio? Dan geldt bij tegenstrijdigheid tussen de documenten die deel uitmaken van de overeenkomst de volgende rangorde:

• een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst tussen jou en Admillio, voor zover daarin uitdrukkelijk van deze voorwaarden wordt afgeweken;
• de Verwerkersovereenkomst van Admillio, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft;
• de SLA van Admillio;
• deze algemene voorwaarden.

De aansprakelijkheidsregeling van artikel 17 van deze algemene voorwaarden gaat altijd voor, ook boven de Verwerkersovereenkomst en de SLA, tenzij we dat uitdrukkelijk en schriftelijk anders afspreken.

Is een bepaling in onze overeenkomst met jou of in deze algemene voorwaarden nietig of wordt zij vernietigd? Dan blijven de andere bepalingen gewoon van toepassing, en wordt de betreffende bepaling geacht te zijn vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

3. Welke regels gelden bij vertegenwoordiging?

Je staat ervoor in dat de persoon die namens jouw bedrijf deze overeenkomst is aangegaan, en iedere persoon die je als Gebruiker toegang geeft tot de Dienst, bevoegd is of was om namens jouw bedrijf te handelen respectievelijk deze overeenkomst aan te gaan. Blijkt iemand onbevoegd te hebben gehandeld, dan vrijwaar je ons tegen alle aanspraken van derden en schade die daaruit voortvloeien. Wij mogen erop vertrouwen dat handelingen die via jouw account worden verricht, bevoegd namens jouw bedrijf plaatsvinden; wij hoeven dit niet zelf na te gaan.

Het aanmaken en gebruik van een Admillio-account

4. Wat vragen we van je als je een account aanmaakt? Wat gebeurt er als jouw gegevens niet correct of volledig zijn?

Bij het aanmaken van je account vragen we een aantal gegevens van je, zoals je naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens (waaronder je KVK- en btw-nummer). Zorg dat deze gegevens altijd correct en volledig zijn, en pas ze zo snel mogelijk aan in je account als ze wijzigen.

Het is niet toegestaan Admillio te gebruiken voor andere doeleinden dan het voeren van je eigen administratie. Verandert er iets in jouw situatie dat voor ons van belang is, laat ons dit dan direct weten — bijvoorbeeld als je bedrijf failliet wordt verklaard, in surseance van betaling komt, onder bewind of curatele wordt gesteld, of in de wettelijke schuldsanering terechtkomt.

Is de door jou verstrekte informatie niet correct of volledig? Dan kunnen we je account of de toegang tot bepaalde functionaliteiten (zoals de bankkoppeling) tijdelijk beperken, totdat we de juiste gegevens van je hebben ontvangen.

5. Onze dienst: wat kan je wel en niet van ons verwachten?

Admillio wordt geleverd als standaardsoftware ('as a service'), gelijk voor al onze klanten. We ontwikkelen of passen Admillio niet op maat aan voor een individuele klant, en je kunt ons niet verplichten om specifieke functionaliteiten voor jou te ontwikkelen of beschikbaar te stellen.

Admillio levert uitsluitend software waarmee je zelf je administratie voert. We verrichten geen boekhoudkundige, fiscale of andere advieswerkzaamheden en controleren je administratie of aangiftes niet inhoudelijk. Je bent zelf verantwoordelijk voor je administratie en je fiscale verplichtingen; we raden je aan om waar nodig een boekhouder of fiscalist in te schakelen.

We doen ons best om Admillio altijd goed te laten werken en continu te verbeteren. We kunnen echter niet garanderen dat Admillio altijd en volledig beschikbaar is en zonder storingen werkt, en evenmin dat Admillio op elk besturingssysteem, elke browser of elk (mobiel) apparaat te gebruiken is.

We kunnen Admillio soms tijdelijk buiten gebruik stellen om onderhoud te plegen of de werking te verbeteren. Dit proberen we zoveel mogelijk buiten kantooruren te doen. Nadere afspraken over beschikbaarheid, onderhoud en support zijn vastgelegd in de SLA van Admillio, die onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst.

We zijn vrij om onderdelen van Admillio aan te passen, uit te breiden, te schrappen of te wijzigen. Dit kan betekenen dat bepaalde functionaliteiten op een bepaald moment niet meer beschikbaar zijn. Leidt een wijziging tot een wezenlijke verslechtering van de dienst als geheel, dan informeren we je vooraf en kun je de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Leidt een aanpassing, uitbreiding of schrapping van functionaliteiten niet tot zo'n wezenlijke verslechtering, dan geeft dit geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.

We doen er alles aan om Admillio actueel, accuraat en foutloos te houden, maar kunnen hier niet honderd procent voor instaan. Zo kan het gebeuren dat berekeningen, overzichten of rapportages die je in Admillio maakt fouten bevatten — bijvoorbeeld door een systeemfout, maar ook door onjuiste gegevens die je zelf hebt ingevoerd. We raden je daarom aan om berekeningen, rapportages en overzichten altijd te (laten) controleren, voordat je ze gebruikt voor bijvoorbeeld een belastingaangifte.

Voor zover Admillio gebruikmaakt van AI-ondersteunde automatisering, zoals het herkennen van bonnetjes/facturen en het matchen van transacties, geldt dat deze functionaliteit ondersteunend van aard is. Jij houdt zelf de controle en blijft verantwoordelijk voor het controleren en, waar nodig, corrigeren van automatisch verwerkte of voorgestelde gegevens voordat deze definitief in je administratie worden verwerkt of extern worden gebruikt. Voor zover deze AI-ondersteunde automatisering onder de Europese AI-verordening (AI Act) valt, voldoen wij aan de verplichtingen die daaruit voor ons als aanbieder of gebruiksverantwoordelijke voortvloeien, waaronder eventuele transparantieverplichtingen.

We controleren niet of btw-nummers, KVK-gegevens of andere bedrijfsgegevens die jij of je klanten in Admillio invoeren of die via een koppeling worden ingelezen, kloppen of geldig zijn. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en geldigheid daarvan.

Maak je gebruik van de bankkoppeling of van een koppeling met een derde partij (zoals de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel)? Dan hebben we alleen invloed op de werking van die koppeling zelf. We hebben geen invloed op het systeem van de bank of derde partij waarmee de koppeling is gemaakt. Treedt daar een storing op, of wordt dat systeem tijdelijk buiten werking gesteld, dan zijn we daar niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor.

6. Welke regels gelden er voor het gebruik van Admillio? Wat mag je wel en niet doen?

6.1. Algemene regels voor het gebruik van Admillio

Admillio is er voor ondernemers en bedrijven. Je mag als particulier geen gebruikersaccount aanmaken. Ook moet je achttien jaar of ouder zijn. Je kunt alleen een account aanmaken als je eigenaar bent van het bedrijf of daarvan een wettelijke vertegenwoordiger bent (zie ook artikel 3). Je mag een administratie voor maximaal één bedrijf gebruiken.

6.2. Gebruikers: wie mag je toegang geven tot Admillio?

Als Klant kun je Gebruikers toegang geven tot de Dienst, bijvoorbeeld medewerkers of je eigen boekhouder. Je bent zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun toegang en voor alle handelingen die Gebruikers via de Dienst verrichten, en je zorgt dat zij zich aan deze voorwaarden houden.

6.3. Wat mag je niet doen?

Je mag binnen Admillio geen handelingen verrichten die in strijd zijn met deze voorwaarden, met wettelijke bepalingen, met de openbare orde of met de geldende normen en waarden. Dat betekent onder andere dat je:

• Admillio niet mag gebruiken voor illegale activiteiten, zoals btw-fraude, bijvoorbeeld door het versturen van nepfacturen of spookfacturen, of witwassen;
• op het Admillio-platform geen illegale of onrechtmatige materialen mag opslaan;
• via Admillio geen spam mag versturen;
• het Admillio-platform niet mag hacken;
• geen websites mag publiceren die zich voordoen als Admillio, of jezelf op een andere manier als Admillio mag presenteren;
• geen wormen, virussen of andere destructieve code op Admillio mag plaatsen of via Admillio mag verspreiden.

Ook mag je geen inbreuk maken op de intellectuele-eigendomsrechten van ons of van anderen. Voor het gebruik van Admillio geldt een fair-use-beleid: gebruik je Admillio op een manier die afwijkt van het redelijke gebruik, dan nemen we contact met je op en behouden we ons het recht voor om waar nodig extra kosten in rekening te brengen of, in het uiterste geval, de overeenkomst te beëindigen.

6.4. Wie heeft de rechten op Admillio?

Alle intellectuele-eigendomsrechten op Admillio, waaronder de software, de broncode, de vormgeving, teksten, databanken en handelsmerken, berusten bij ons of bij onze licentiegevers. Voor de duur van de overeenkomst geven we je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om Admillio te gebruiken voor je eigen administratie, binnen de grenzen van deze voorwaarden. Dit gebruiksrecht eindigt automatisch zodra de overeenkomst eindigt.

6.5. Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst en voor de handelingen die met jouw Admillio-gebruikersaccount worden verricht, ook als dit misbruik betreft. Is dit misbruik veroorzaakt doordat iemand anders jouw wachtwoord heeft gebruikt, of doordat je anderen gebruik hebt laten maken van jouw account? Dan aanvaarden wij daarvoor geen aansprakelijkheid, tenzij het misbruik het gevolg is van een tekortkoming in de beveiliging van Admillio.

Om misbruik te voorkomen adviseren we je om een uniek en sterk wachtwoord te kiezen, dit strikt persoonlijk te houden en niet met anderen te delen, en waar mogelijk tweestapsverificatie in te stellen. Vermoed je dat je wachtwoord bij iemand anders bekend is, wijzig het dan direct.

Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die je in Admillio invoert, en voor het naleven van de wet- en regelgeving die op jou van toepassing is, waaronder je fiscale en administratieve verplichtingen.

7. Wat moet je doen in geval van incidenten?

Vermoed je dat er met jouw Admillio-account iets vreemds of ongebruikelijks aan de hand is — bijvoorbeeld dat iemand anders je account gebruikt of heeft gebruikt, dat iemand je wachtwoord kent, of dat er transacties op jouw gekoppelde bankrekening zijn verwerkt waarvoor je geen toestemming hebt gegeven? Laat ons dit dan zo spoedig mogelijk weten via info@admillio.com. Wij kunnen dan passende maatregelen (laten) nemen, zoals het (laten) blokkeren van je account.

Wij kunnen je account ook in andere gevallen (laten) blokkeren, bijvoorbeeld als je je niet aan deze overeenkomst houdt of als we dit vermoeden, als we ongebruikelijke zaken vaststellen of vermoeden, of als we vermoeden dat je account wordt gebruikt voor strafbare activiteiten.

Kosten en betaling

8. Welke prijzen gelden er voor het gebruik van Admillio?

We bieden verschillende abonnementen aan, met verschillende functionaliteiten. Welk abonnement bij je past hangt af van wat je nodig hebt. Op onze website lees je welke functionaliteiten we per abonnement aanbieden en welke prijs je daarvoor betaalt.

[In te vullen: of Admillio een gratis (proef)periode of instapaccount aanbiedt, en zo ja onder welke voorwaarden.]

Je kunt ons niet houden aan een aanbod of een vermelde prijs als je redelijkerwijs had kunnen begrijpen dat dit een kennelijke vergissing of verschrijving bevat, bijvoorbeeld bij een evidente prijsfout op onze website. Een aanbod geldt bovendien niet automatisch voor vervolg- of aanvullende diensten.

Wij zijn gerechtigd deze prijzen aan te passen (zie artikel 11).

9. Hoe werkt de betaling?

Op het moment dat je een betaald abonnement afsluit, moet je geldige betaalgegevens opgeven. Ook geef je ons toestemming om het abonnementsbedrag per SEPA-incasso of creditcard te incasseren. We sturen je altijd vooraf een factuur voor het bedrag dat we incasseren, en kondigen een incasso in ieder geval ten minste vijf dagen van tevoren aan, bijvoorbeeld via die factuur of een melding in Admillio. Facturen worden, tenzij we hierover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt, binnen veertien dagen na factuurdatum geïncasseerd.

De betalingsverplichting geldt vanaf het moment dat je het abonnement afneemt. Zeg je gedurende een lopende maand op, dan betaal je nog voor de volledige maand; je krijgt geen geld terug voor het deel van de maand waarin je het abonnement niet meer gebruikt. Dit geldt ook als je direct opzegt door je account op te heffen (zie artikel 20): je krijgt dan geen geld terug voor de lopende abonnementsperiode, ook niet bij een jaarabonnement.

10. Wat gebeurt er als je te laat betaalt?

Zorg dat je betaalgegevens altijd volledig en accuraat zijn en dat je voldoende saldo hebt om het abonnementsbedrag te kunnen betalen. Kunnen we een bedrag niet incasseren? Dan proberen we dit nogmaals te incasseren. Lukt dit niet, zorg dan dat je het bedrag alsnog binnen de betaaltermijn overmaakt.

Lukt een incasso niet, en lukt een herhaalde incasso ook niet? Dan ontvang je van ons eerst een herinnering met een redelijke termijn om alsnog te betalen. Betaal je ook dan niet (volledig), dan kunnen we de wettelijke handelsrente en eventuele incassokosten in rekening brengen. Ook kunnen we je tijdelijk de toegang tot Admillio ontzeggen, totdat je de openstaande factuur hebt betaald.

11. Kunnen wij de prijzen wijzigen? En wat kun jij dan doen?

Het kan zijn dat we de abonnementsprijzen in de toekomst wijzigen, of dat we extra functionaliteiten aanbieden waarvoor een andere prijs geldt. Wijzigen we de prijzen, dan melden we je dit altijd ten minste één maand van tevoren. Ben je het niet met de wijziging eens, dan kun je de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Blijf je na ingang van de prijswijziging Admillio gebruiken, dan geef je daarmee aan dat je akkoord bent met de wijziging.

Koppelingen met derde partijen

12. Welke koppelingen met derde partijen biedt Admillio aan?

Admillio kan koppelingen bevatten met diensten van derde partijen, waaronder de Belastingdienst (voor het elektronisch indienen van btw-aangiften), de Kamer van Koophandel (voor het raadplegen en actueel houden van bedrijfsgegevens), en banken of gespecialiseerde betaal- of rekeninginformatiedienstverleners (voor de bankkoppeling en transactieverwerking).

13. Welke regels gelden voor het gebruik van deze koppelingen?

Voor het gebruik van een koppeling met een derde partij kunnen aanvullende voorwaarden van die derde partij gelden, bijvoorbeeld van je bank. Je bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van deze voorwaarden.

We zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de beschikbaarheid, werking of inhoud van diensten van derden, en evenmin voor wijzigingen die deze derden aanbrengen in hun diensten of koppelingen waardoor Admillio tijdelijk niet of anders functioneert.

14. Gebruik van de MCP-koppeling met AI-assistenten

Admillio biedt een MCP-koppeling (Model Context Protocol) aan waarmee je zelf een AI-assistent van een derde partij naar keuze — zoals Claude, ChatGPT of een vergelijkbare tool — kunt verbinden met jouw Admillio-administratie. Deze koppeling maakt onderdeel uit van je abonnement; hiervoor is geen aanvullende vergoeding verschuldigd.

De MCP-koppeling staat standaard uit. Je kunt de koppeling activeren via de instellingen van je account; voordat je dit doet, laten we je eerst een toelichting zien op de risico's van het koppelen van een extern AI-systeem aan je administratie, waaronder dat de AI-assistent fouten kan maken en dat je de resultaten altijd zelf moet controleren.

Via de MCP-koppeling kan de door jou gekoppelde AI-assistent gegevens uit je administratie raadplegen én, in jouw opdracht, gegevens aanmaken of wijzigen, zoals boekingen, facturen of contactgegevens. Jij bepaalt zelf welke AI-assistent je koppelt en welke opdrachten je daaraan geeft, en blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van de resultaten voordat deze definitief in je administratie worden verwerkt of extern worden gebruikt — op dezelfde manier als beschreven in artikel 5 voor AI-ondersteunde automatisering binnen Admillio zelf.

Het gebruik van de door jou gekoppelde AI-assistent valt onder de voorwaarden en het privacybeleid van de aanbieder van die assistent. Deze relatie staat los van jouw overeenkomst met Admillio: wij zijn niet de aanbieder van deze AI-assistent en niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het gebruik, de werking, de beveiliging, de juistheid van gegenereerde resultaten, het eigen gegevensgebruik, of de naleving van de AI-verordening (AI Act) of andere wet- en regelgeving door een door jou gekoppelde AI-assistent.

De toegangsgegevens waarmee de MCP-koppeling tot stand komt, zoals een API-sleutel of token, zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Misbruik van deze toegangsgegevens, of misbruik van Admillio via een gekoppelde AI-assistent, geldt als misbruik van je account in de zin van artikel 6.5 en artikel 7. Je kunt de koppeling op elk moment intrekken via de instellingen van je account; wij kunnen de koppeling (laten) blokkeren als we misbruik vaststellen of vermoeden, of als daar een beveiligingsrisico van uitgaat.

Aansprakelijkheid en vrijwaring

15. Wat gebeurt er als je iets doet wat tegen deze voorwaarden ingaat?

Doe je iets wat in strijd is met deze voorwaarden, dan ben je zelf aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor ontstaat. Spreekt een derde ons aan op schade die is ontstaan doordat jij deze voorwaarden hebt overtreden, dan vrijwaar je ons voor die schade. Ook kunnen we in dat geval je toegang tot Admillio tijdelijk of blijvend (laten) beperken.

Na afsluiting van je account heb je geen toegang meer tot je administratie. Ben je hierdoor informatie kwijt, dan zijn we daarvoor niet aansprakelijk — zie ook artikel 21 over het overstappen naar een andere dienstverlener en het exporteren van je administratie, en artikel 22 over het bewaren van je gegevens daarna.

16. Overmacht: hoe gaan we daarmee om?

Is er sprake van overmacht, waardoor wij onze diensten niet kunnen leveren? Dan zijn wij niet verplicht om Admillio aan te bieden of andere verplichtingen uit deze overeenkomst na te komen. Hieronder verstaan we ook overmacht die is ontstaan doordat een van onze leveranciers zijn verplichtingen niet is nagekomen, of doordat er storingen waren in de stroom- of internetvoorzieningen bij ons, onze leveranciers of anderen.

Duurt de overmachtsituatie langer dan zestig dagen, dan kun je de overeenkomst kosteloos opzeggen. We zijn dan niet verplicht om je een vergoeding te betalen.

17. Voor welke schade kun je ons wel en niet aansprakelijk stellen? En hoe doe je dat?

Wil je ons aansprakelijk stellen voor schade, stuur ons dan eerst een schriftelijk bericht (ingebrekestelling). Hierin schrijf je waarvoor je ons aansprakelijk wilt stellen en welke redenen je daarvoor hebt. Ook geef je ons een redelijke termijn om te reageren of een oplossing te zoeken.

Behalve als schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Admillio is veroorzaakt, zijn wij niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade die je door het gebruik van Admillio hebt geleden, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie;
• schade die het gevolg is van fouten in ons systeem, als je die schade had kunnen voorkomen door informatie, rapportages of invoer te controleren, of door advies in te winnen bij een expert, zoals een boekhouder of fiscalist;
• schade die je lijdt doordat je geen externe kopie van je administratie hebt gemaakt. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie binnen de wettelijke bewaartermijn; we raden je daarom aan om ook buiten Admillio een kopie van je administratie te bewaren;
• schade die je lijdt doordat een koppeling met een derde partij (zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, je bank of een door jou gekoppelde AI-assistent) niet of niet meer beschikbaar is.

Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot directe schade. Onder directe schade verstaan we uitsluitend de redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, de schade te beperken, en de tekortkoming van Admillio te herstellen.

Hebben wij voor de aansprakelijkheid die hier aan de orde is een aansprakelijkheids- of cyberverzekering afgesloten, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar in het betreffende geval daadwerkelijk uitkeert. Keert de verzekeraar om welke reden dan ook niet (volledig) uit, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat je ons in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het gebruik van Admillio verschuldigd bent geweest. Deze beperkingen gelden niet als we de schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Admillio hebben veroorzaakt.

Een vordering tot schadevergoeding tegen ons vervalt als je deze niet binnen twaalf maanden nadat je de schade hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk en gemotiveerd bij ons hebt gemeld.

18. Vrijwaring: voor welke schade ben je zelf aansprakelijk?

Lijdt een derde of een van onze leveranciers schade omdat jij je verplichtingen op grond van deze overeenkomst niet nakomt, of omdat je je wettelijke verplichtingen niet nakomt? Dan vrijwaar je ons voor eventuele vorderingen van derden die daarvan het gevolg zijn. Deze vrijwaring omvat onder andere (maar niet uitsluitend) schade in de vorm van:

• vorderingen voor de afdracht van belasting(en), met inbegrip van boete, rente en kosten, over de producten en diensten die je via je Admillio-account aan je klanten in rekening brengt;
• vorderingen van derden die het gevolg zijn van een inbreuk door jou op hun intellectuele-eigendomsrechten;
• schade die het gevolg is van het feit dat jij je niet houdt aan de regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens in Admillio (zie artikel 24).

19. Vertrouwelijkheid

Partijen verplichten zich over en weer om vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen bij de uitvoering van de overeenkomst geheim te houden, en deze niet aan derden bekend te maken of voor een ander doel te gebruiken dan waarvoor zij is verstrekt. Onder vertrouwelijke informatie verstaan we in ieder geval bedrijfs-, klant- en financiële gegevens die niet algemeen bekend zijn en waarvan de ontvangende partij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat deze vertrouwelijk zijn.

Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: al openbaar was voordat zij werd verstrekt, of nadien openbaar is geworden zonder toedoen van de ontvangende partij; al rechtmatig in het bezit was van de ontvangende partij voordat zij werd verstrekt; of moet worden verstrekt op grond van de wet, een rechterlijke uitspraak of een bevoegd overheidsorgaan.

Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst, om welke reden dan ook, van kracht.

Beëindiging van je overeenkomst met Admillio

20. Wanneer eindigt je relatie met ons?

Jouw relatie met ons wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of we uitdrukkelijk en schriftelijk anders met je overeenkomen.

Wil je jouw relatie met ons opzeggen? Dat kan op ieder moment, met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij je een jaarabonnement hebt afgesloten (zie artikel 8). Opzeggen kan via de instellingen van je account of per e-mail aan info@admillio.com.

Je kunt ook direct opzeggen door je account op te heffen, via de instellingen van je account. Direct opzeggen geldt voor je hele account: de overeenkomst eindigt dan met onmiddellijke ingang voor al je administraties, je hebt vanaf dat moment geen toegang meer tot Admillio en de nawerktermijn uit artikel 21.3 geldt niet. Je krijgt geen geld terug voor de lopende abonnementsperiode (zie artikel 9). Exporteer je administratie daarom vóórdat je direct opzegt. Wat er daarna met je gegevens gebeurt, lees je in artikel 22.

Wij kunnen de relatie met jou ook opzeggen. Hiervoor geldt een opzegtermijn van twee maanden.

Wij kunnen de relatie met jou ook met onmiddellijke ingang opzeggen of de dienstverlening opschorten als: je onrechtmatig gebruikmaakt van Admillio of we dit vermoeden (zie ook artikel 6); je handelt in strijd met de wet of deze algemene voorwaarden, of we denken dat hiervan sprake is; jij of je bedrijf failliet wordt verklaard of in surseance van betaling, onder bewind- of curatelestelling of de wettelijke schuldsanering komt te verkeren; of als ons vertrouwen in jou ernstig wordt geschaad, bijvoorbeeld omdat we denken dat de gegevens die je ons hebt gegeven niet kloppen.

We zijn na (gehele of gedeeltelijke) opzegging van de relatie met jou niet aansprakelijk voor schade die jij lijdt of kosten die jij maakt, bijvoorbeeld als je de gegevens niet op tijd hebt overgezet. Je bent wel verplicht om nog verschuldigde kosten voor onze diensten te betalen.

21. Overstappen en export van je gegevens

21.1 Zeg je jouw relatie met ons op conform artikel 20, of zeggen wij deze op? Dan eindigt onze overeenkomst na het verstrijken van de toepasselijke opzegtermijn van ten hoogste twee maanden. Zeg je direct op door je account op te heffen (artikel 20), dan eindigt de overeenkomst op dat moment.

21.2 Na het einde van de overeenkomst bieden we je, gedurende een overgangsperiode van maximaal dertig dagen na de einddatum, redelijke ondersteuning bij het overstappen naar een andere dienstverlener, bijvoorbeeld door vragen over het exporteren van je gegevens te beantwoorden.

21.3 Je kunt je administratie op elk gewenst moment zelf exporteren via de exportfunctie in je account, en daarnaast nog gedurende dertig dagen na de einddatum van de overeenkomst (de nawerktermijn). In de nawerktermijn kun je ook nog inloggen en opnieuw een abonnement afsluiten; je administratie is dan weer volledig beschikbaar. We raden je aan je export te maken vóórdat de opzegtermijn verstrijkt. Je kunt in ieder geval exporteren: je volledige administratie als auditfile (XAF-formaat), je facturen en offertes als PDF, en overige gegevens als CSV. Zeg je direct op (artikel 20), dan is er geen nawerktermijn en kun je zelf niet meer exporteren; in de eerste dertig dagen na de einddatum maken we dan op je verzoek via support (info@admillio.com) een export voor je.

21.4 Voor het overstappen naar een andere dienstverlener of het exporteren van je gegevens op grond van dit artikel brengen we je geen kosten in rekening.

21.5 Na afloop van de in artikel 21.3 genoemde periode bewaren en verwijderen we je gegevens zoals beschreven in artikel 22.

22. Bewaring en verwijdering van je gegevens na beëindiging

22.1 Na afloop van de nawerktermijn uit artikel 21.3 archiveren we je administratie. Zeg je direct op (artikel 20), dan archiveren we je administraties direct bij de beëindiging. Een gearchiveerde administratie is in Admillio niet meer zichtbaar of toegankelijk, ook niet voor de Gebruikers aan wie je toegang had gegeven, maar wordt niet verwijderd.

22.2 Op jou rust als ondernemer een wettelijke bewaarplicht voor je administratie, waaronder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar op grond van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. Om je daarbij te ondersteunen, bewaren we je gearchiveerde administratie, met de bijbehorende bestanden, gedurende de bewaartermijn uit artikel 22.4. We gebruiken de gearchiveerde gegevens in die periode voor geen ander doel dan het veilig bewaren ervan en het op jouw verzoek beschikbaar stellen. We verwijderen een gearchiveerde administratie niet vóór het einde van de bewaartermijn; omdat deze gegevens moeten worden bewaard om aan een wettelijke verplichting te voldoen, geldt daarvoor de uitzondering op het recht op gegevenswissing uit artikel 17 lid 3 onder b AVG. Verwijder je zelf een administratie waarin nog geen boekhoudgegevens (zoals facturen, bonnen, banktransacties of boekingen) zijn vastgelegd, dan valt die niet onder de bewaarplicht en verwijderen we haar direct en definitief.

22.3 Tijdens de bewaartermijn kun je via support (info@admillio.com) vragen om een export van je gearchiveerde administratie, of om je administratie te heropenen met een nieuw abonnement. Voordat we aan zo'n verzoek voldoen, controleren we of het afkomstig is van jou of van iemand die bevoegd is je bedrijf te vertegenwoordigen. Zelf exporteren is na het archiveren niet meer mogelijk.

22.4 De bewaartermijn eindigt op het laatste van de volgende twee momenten: zeven jaar na de datum waarop je administratie is gearchiveerd, en zeven jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het meest recente boekhoudgegeven in je administratie (zoals een factuur, bon, banktransactie, boeking of btw-aangifte) is gedateerd of, als dat later is, is vastgelegd. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen we je administratie automatisch, definitief en volledig, met inbegrip van de bijbehorende bestanden en, als er via je login geen andere administraties meer toegankelijk zijn, ook je login. Reservekopieën worden daarna verwijderd zoals beschreven in artikel 15.3 van de Verwerkersovereenkomst.

22.5 Geldt voor (een deel van) je administratie een langere wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld tien jaar voor gegevens over onroerende zaken, of wijkt je boekjaar af van het kalenderjaar, dan ben je er zelf verantwoordelijk voor dat je die gegevens tijdig exporteert.

22.6 Beëindigt een boekhouder of administratiekantoor de samenwerking met je, of trek je als Klant de toegang van je boekhouder in, dan kan die boekhouder je administratie nog dertig dagen inzien, zonder iets te kunnen wijzigen. Daarna verdwijnt je administratie uit diens overzicht en heeft hij er geen toegang meer toe. Wordt je administratie gearchiveerd, dan eindigt de toegang van je boekhouder op dat moment. Trek je de toegang van een andere Gebruiker in, zoals een medewerker, dan vervalt diens toegang direct. Je administratie zelf blijft voor jou gewoon beschikbaar; gegevens die het kantoor bij jouw administratie heeft vastgelegd, zoals taken en geregistreerde uren, worden samen met je administratie bewaard en verwijderd.

22.7 Zie ook artikel 7 van de Privacyverklaring van Admillio en artikel 15 van de Verwerkersovereenkomst van Admillio.

Privacy

23. Van wie zijn de gegevens die je invoert?

Je behoudt alle rechten op de gegevens die je in Admillio invoert. Wij verkrijgen daarop geen rechten, behalve het recht om ze te gebruiken voor zover dat nodig is om de Dienst aan je te leveren. Op gegevens als zodanig rust naar Nederlands recht overigens geen eigendomsrecht, omdat eigendom alleen op zaken ziet; met 'jouw rechten' bedoelen we dan ook jouw aanspraken op en zeggenschap over deze gegevens.

Gebruiken we gegevens over het gebruik van de Dienst op anonieme of geaggregeerde basis, bijvoorbeeld voor statistieken of voor het verbeteren van Admillio of onze AI-functionaliteit? Dan doen we dit alleen op een manier waarbij de gegevens niet tot jou of je klanten herleidbaar zijn. Zie voor de verwerking van persoonsgegevens binnen deze gegevens ook de Verwerkersovereenkomst van Admillio.

24. De persoonsgegevens die jij in Admillio verwerkt: wie is waarvoor verantwoordelijk?

In Admillio kun je persoonsgegevens van derden vastleggen, bijvoorbeeld van jouw klanten of leveranciers — denk aan e-mailadressen of gegevens op facturen. Daarom moeten wij beiden voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Juridisch gezien word jij aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Wijzelf worden aangemerkt als verwerker. Deze rolverdeling is vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst van Admillio, die door het aangaan van deze overeenkomst mede van toepassing wordt, tenzij we een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met je hebben gesloten. Op basis daarvan verwerken wij de persoonsgegevens die jij invoert alleen in jouw opdracht.

Jij bent zelf verantwoordelijk voor het verwerken van deze persoonsgegevens in Admillio en voor het voldoen aan de wettelijke eisen die daarvoor gelden, bijvoorbeeld richting je eigen klanten.

25. Hoe gaan we met jouw eigen privacy om?

We nemen je privacy serieus en houden ons aan de AVG. Wil je weten wat we met je eigen gegevens doen, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en welke rechten je hebt rond je privacy? Lees dan de Privacyverklaring van Admillio.

Overig

26. Kunnen we deze voorwaarden wijzigen? En wat kan jij dan doen?

We kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen. We laten je dit altijd ten minste één maand van tevoren per e-mail en/of via Admillio weten. Leidt een wijziging tot een wezenlijke verslechtering van jouw positie, dan kun je de overeenkomst tot de datum waarop de wijziging ingaat kosteloos opzeggen; blijf je na die ingangsdatum Admillio gebruiken, dan gaan we ervan uit dat je akkoord bent met de wijziging. Is een wijziging neutraal of voor jou gunstig, of vloeit zij rechtstreeks voort uit de wet, dan kan deze direct ingaan. Dit wijzigingsmechanisme geldt op dezelfde manier voor wijzigingen van de SLA en de Verwerkersovereenkomst van Admillio, tenzij daarin uitdrukkelijk anders is bepaald.

27. Overdracht van rechten en verplichtingen

Je mag de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen aan een derde. Wij mogen onze rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst wel overdragen aan een aan ons gelieerde onderneming, of aan een derde partij in het kader van een fusie, overname of overdracht van (een deel van) onze onderneming. We informeren je hier vooraf over; leidt dit tot een wezenlijke verslechtering van de dienstverlening voor jou, dan kun je de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de overdracht ingaat.

28. Geen afstand van recht

Maken wij op enig moment geen gebruik van een recht dat we op grond van deze voorwaarden hebben, of doen we dit niet direct? Dan betekent dit niet dat we afstand doen van dat recht. We kunnen op een later moment alsnog van dat recht gebruikmaken.

29. Volledige overeenkomst

Deze algemene voorwaarden vormen, samen met de Verwerkersovereenkomst en de SLA van Admillio en de eventuele aanvullende afspraken die we schriftelijk met je hebben gemaakt, de volledige overeenkomst tussen jou en ons met betrekking tot het gebruik van Admillio. Zij vervangen alle eerdere afspraken, toezeggingen of correspondentie tussen jou en ons over hetzelfde onderwerp. De Privacyverklaring van Admillio is een informatiedocument en maakt geen deel uit van deze overeenkomst.

30. Communicatie

We communiceren met je via het e-mailadres dat aan je Admillio-account is gekoppeld, en via meldingen binnen Admillio zelf. Zorg dat dit e-mailadres actueel is: berichten die wij naar dit adres sturen, worden geacht je te hebben bereikt, ook als je ze niet daadwerkelijk hebt gelezen.

Stuur je ons een e-mail, dan geldt deze pas als door ons ontvangen zodra we deze daadwerkelijk hebben gelezen of daarop hebben gereageerd. We zijn niet verantwoordelijk voor e-mails die door technische omstandigheden, zoals spamfilters of een verkeerd e-mailadres, ons niet bereiken.

31. Heb je een vraag of klacht over onze dienstverlening?

Heb je een klacht over onze dienstverlening of een factuur? Laat ons dat binnen 14 dagen nadat je de klacht hebt ontdekt schriftelijk en gemotiveerd weten via info@admillio.com. We reageren hier zo snel mogelijk op, en in ieder geval binnen 14 dagen. Geef ons daarbij de gelegenheid om een eventueel gebrek te herstellen. Het indienen van een klacht schort je betalingsverplichting niet op.

32. Geschillen: hoe lossen we die op?

Hebben we een geschil, dan doen we ons best om samen met jou tot een oplossing te komen. Laat het ons daarom zo snel mogelijk weten als je ergens niet tevreden over bent. Lukt het niet om samen een oplossing te vinden, dan leggen we ons geschil voor aan de bevoegde rechter te Amsterdam. Voor onze overeenkomst geldt Nederlands recht.

33. Consumentenbescherming

Je gaat deze overeenkomst aan in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Je bent dus geen consument, en het wettelijke herroepingsrecht bij overeenkomsten op afstand is niet van toepassing.

34. Taal

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en Engels. Bij tegenstrijdigheid tussen de versies prevaleert de Nederlandse versie.