Privacyverklaring

1. Wie is wie?

Lees je in deze privacyverklaring 'jij', 'je' of 'jou(w)', dan bedoelen we jou als natuurlijke persoon: bijvoorbeeld als klant die als eenmanszaak of zzp'er bij ons is aangesloten, als gebruiker die namens een klant toegang heeft tot de Dienst, of als bezoeker van onze website.

Lees je 'wij', 'we', 'ons' of 'onze', dan bedoelen we Millio Group B.V., handelend onder de naam Admillio, gevestigd aan de Westhavenweg 109E, 1042 BB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42067007. Admillio is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Lees je 'de Dienst', dan bedoelen we de online boekhoudapplicatie van Admillio, zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Algemene Voorwaarden van Admillio.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven, is Admillio verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerk je via de Dienst zelf persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld van je eigen klanten of leveranciers in facturen of offertes? Dan ben jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en treedt Admillio op als verwerker. Deze rolverdeling, en de verwerkingen die daaronder vallen, zijn uitsluitend geregeld in de Verwerkersovereenkomst van Admillio, niet in deze privacyverklaring.

Activeer je een bankkoppeling, dan verwerkt een gespecialiseerde betaal- of rekeninginformatiedienstverlener transactiegegevens ten behoeve van deze koppeling. Deze partij is daarbij doorgaans zelf verwerkingsverantwoordelijke op grond van haar eigen vergunning; raadpleeg voor die verwerking haar eigen privacyverklaring.

Wij verwerken je persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor zover een door ons ingeschakelde leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, doen we dat alleen met passende waarborgen op grond van hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

3. Welke gegevens houden we bij en waarom?

Welke persoonsgegevens we verwerken en waarom, hangt af van de situatie. Hieronder lees je per situatie wat we verwerken, met welk doel, en op welke grondslag.

a. Als je een van onze websites bezoekt

We verzamelen gegevens over bezoekers van onze website, bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er zijn geweest en vanaf welke pagina's ze zijn doorverwezen. Dit doen we via cookies en vergelijkbare technieken. Meer hierover lees je in de Cookieverklaring van Admillio.

b. Als je contact met ons opneemt

Neem je contact met ons op via support, of stuur je ons een bericht vanuit je account, dan verwerken we je e-mailadres, naam en de inhoud van je bericht, om je vraag te kunnen beantwoorden (grondslag: ons gerechtvaardigd belang om klantenservice te kunnen bieden). Stuur ons nooit je wachtwoord of andere inloggegevens, en ook geen andere gegevens die we niet nodig hebben om je vraag te beantwoorden.

c. Als je je aanmeldt voor Admillio of een betaald abonnement afsluit

Meld je je aan voor Admillio, dan vragen we je bedrijfsnaam, naam en e-mailadres. Zonder deze gegevens kunnen we geen account voor je aanmaken. Daarnaast verwerken we gegevens over je bedrijf, zoals contactgegevens, KVK-nummer en btw-nummer, en, bij een betaald abonnement, betaal- en factuurgegevens.

We gebruiken deze gegevens om de overeenkomst met je uit te voeren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst), waaronder: het leveren van de Dienst, het uitvoeren van verificaties, en het bieden van support. Het versturen van facturen en het voeren van onze eigen boekhouding doen we daarnaast op grond van een wettelijke verplichting. Het analyseren van eventuele fouten in de applicatie doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om Admillio goed te laten functioneren.

Daarnaast gebruiken we je e-mailadres om je serviceberichten te sturen (grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je over de Dienst te kunnen informeren). Voor marketingberichten, zoals een nieuwsbrief, vragen we, waar de wet dit vereist, vooraf je toestemming; je kunt je hiervoor altijd weer afmelden.

d. Gebruik van de Dienst: bankkoppeling en AI-automatisering

Activeer je een bankkoppeling, of maakt de Dienst gebruik van AI-technologie om bonnetjes en facturen te herkennen en matches met transacties voor te stellen? Dan verwerken we daarbij in de eerste plaats persoonsgegevens uit jouw administratie, namens jou als klant. Admillio treedt voor die verwerking op als verwerker; de voorwaarden waaronder dat gebeurt staan in de Verwerkersovereenkomst van Admillio, niet hier.

Admillio traint geen eigen AI-modellen op de administratie van klanten en gebruikt de inhoud van je administratie niet voor benchmarking. De AI-functionaliteit binnen de Dienst wordt uitsluitend ten behoeve van jou als klant ingezet, zoals hierboven beschreven. Verbeteren we Admillio zelf, dan doen we dat uitsluitend op basis van geanonimiseerde gebruiksstatistieken over hoe de Dienst wordt gebruikt (bijvoorbeeld welke functies worden gebruikt en hoe vaak), niet op basis van de inhoud van je bonnetjes, facturen of andere administratieve gegevens. Voor die verwerking zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze dienstverlening, en uitsluitend voor zover de gebruiksstatistieken niet tot jou of je klanten herleidbaar zijn.

e. Overige doeleinden

Tot slot gebruiken we je e-mailadres, adres en/of naam om te factureren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst) en voor onze eigen boekhouding (grondslag: wettelijke verplichting). Voor het innen van vorderingen en voor het beoordelen van onze marketing — bijvoorbeeld door bij te houden hoe je klant bij ons bent geworden, zoals via een advertentie of doorverwijzing — baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang.

4. Van wie ontvangen we gegevens die niet rechtstreeks van jou komen?

Sommige gegevens ontvangen we niet rechtstreeks van jou, maar uit een andere bron. Voegt een klant jou bijvoorbeeld als gebruiker (zoals collega of boekhouder) toe aan een account, dan ontvangen we je naam- en contactgegevens van die klant.

5. Hoe hebben we jouw gegevens beveiligd?

Om je persoonsgegevens te beveiligen hebben we passende technische en organisatorische maatregelen genomen, waaronder:

• een versleutelde (TLS/SSL-)verbinding tussen jouw apparaat en de Dienst;
• versleuteling van gegevens in opgeslagen vorm;
• toegang tot persoonsgegevens die beperkt is tot medewerkers voor wie dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie, en die aan geheimhouding gebonden zijn;
• het regelmatig maken van back-ups, die op een aparte locatie worden bewaard.

[In te vullen indien van toepassing: Admillio laat de beveiliging van de Dienst periodiek extern toetsen, bijvoorbeeld door middel van een penetratietest of een beveiligingscertificering.]

Daarnaast staan we open voor meldingen van kwetsbaarheden in onze beveiliging. Ontdek je een kwetsbaarheid, meld deze dan verantwoord via info@admillio.com, zodat wij deze kunnen verhelpen.

6. Met wie delen we je gegevens?

Binnen Admillio hebben alleen medewerkers toegang tot jouw gegevens die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

We delen zo min mogelijk persoonsgegevens met anderen en verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen je gegevens alleen:

• als dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een vordering van een bevoegde autoriteit, of als dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• als dit past bij de doelen waarvoor we je gegevens verwerken en de wet dit toestaat, bijvoorbeeld omdat je ons hiervoor toestemming hebt gegeven;
• met verwerkers die ons helpen bij het leveren van de Dienst, zoals onze hostingpartij en e-mailprovider. Met deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen zijn vastgelegd;
• met zelfstandige ontvangers die voor de gegevens die zij van ons krijgen hun eigen verwerkingsverantwoordelijkheid dragen, zoals onze betaaldienstverlener voor de afhandeling van abonnementsbetalingen en, indien van toepassing, een incassobureau.

Een actueel overzicht van de door Admillio ingeschakelde verwerkers en subverwerkers voor de persoonsgegevens die je als klant in je administratie verwerkt, is opgenomen in de Verwerkersovereenkomst van Admillio. Gebruiken we voor het analyseren van websitebezoek een tool van een derde partij, dan doen we dat waar mogelijk met IP-anonimisering, op basis van een verwerkersovereenkomst met die partij, en zonder dat deze partij de gegevens voor eigen doeleinden mag gebruiken.

Let op: in het kader van de Dienst kunnen we gegevens verstrekken aan de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel, bijvoorbeeld voor het indienen van je btw-aangifte of het raadplegen van je bedrijfsgegevens; dit zijn verstrekkingen die onderdeel zijn van de Dienst zelf, geen 'links naar derden'. Koppel je via de MCP-koppeling van Admillio een AI-assistent van een derde partij naar keuze (zoals Claude of ChatGPT) aan je administratie, dan verwerkt die AI-assistent gegevens uit je administratie in jouw eigen opdracht en onder de voorwaarden van de aanbieder van die assistent; Admillio is niet verantwoordelijk voor hoe die derde partij met jouw gegevens omgaat (zie ook artikel 14 van de Algemene Voorwaarden). Daarnaast kunnen op onze website of in de Dienst links staan naar websites of applicaties van andere, niet door Admillio ingeschakelde bedrijven; ook daarvoor is Admillio niet verantwoordelijk, raadpleeg in dat geval de eigen privacyverklaring van die partij.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt.

Voor de persoonsgegevens die je als klant zelf in je administratie verwerkt — waaronder de gegevens van je eigen klanten en leveranciers — gelden de bewaar- en verwijdertermijnen uit de Verwerkersovereenkomst van Admillio en artikel 22 van de Algemene Voorwaarden, waaronder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, waarvoor jij als klant verantwoordelijk blijft.

Voor de gegevens die Admillio zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, houden we ons aan de volgende termijnen:

• heb je een account aangemaakt, dan blijven je naam-, contact- en accountgegevens bewaard zolang je gebruikmaakt van dit account;
• na het einde van je abonnement bewaren we deze gegevens in ieder geval tijdens de nawerktermijn van dertig dagen, waarin je nog kunt inloggen, je administratie kunt exporteren en opnieuw een abonnement kunt afsluiten. Wordt je administratie daarna gearchiveerd, of hef je je account op, dan bewaren we je naam en e-mailadres (bij een opgeheven account met een geblokkeerde login) zolang we je administratie vanwege de fiscale bewaarplicht bewaren (zie artikel 22 van de Algemene Voorwaarden), zodat we je verzoek om een export of heropening aan de juiste administratie kunnen koppelen. Na afloop van die bewaartermijn verwijderen we deze gegevens automatisch en definitief, tenzij we ze op grond van een eigen wettelijke verplichting langer moeten bewaren, bijvoorbeeld voor onze eigen facturatie en boekhouding;
• correspondentie met onze klantenservice bewaren we maximaal een jaar, tenzij deze langer bewaard moet blijven, bijvoorbeeld als bewijs bij een geschil;
• analytische gegevens over websitebezoek bewaren we maximaal 26 maanden.

8. Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy?

Volgens de privacywetgeving heb je, voor de persoonsgegevens die Admillio als verwerkingsverantwoordelijke van je verwerkt, de volgende rechten. Je kunt ons vragen om:

• inzage te geven in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te corrigeren (rectificatie);
• je persoonsgegevens te verwijderen;
• het gebruik van je persoonsgegevens te beperken;
• je persoonsgegevens, voor zover we deze verwerken op basis van de uitvoering van de overeenkomst of jouw toestemming, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm aan je over te dragen (dataportabiliteit).

Wil je je eigen administratie exporteren, bijvoorbeeld in het XAF-formaat? Dat is een functionaliteit van de Dienst en staat los van het hierboven genoemde AVG-recht op dataportabiliteit; je kunt deze export zelf maken via je account.

Verwerken we je gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang? Dan kun je daartegen bezwaar maken vanwege je specifieke situatie. We stoppen dan met die verwerking, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen, of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering. Je kunt daarnaast altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing, zoals onze nieuwsbrief. We stoppen daar dan direct mee.

Heb je ons toestemming gegeven voor een bepaalde verwerking? Dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Vanaf dat moment stoppen we met de verwerking die op jouw toestemming is gebaseerd. Het intrekken heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al vóór de intrekking hebben plaatsgevonden. We verwijderen de betreffende gegevens daarna, tenzij we die op grond van een andere wettelijke verplichting of grondslag nog moeten of mogen bewaren.

We geven je gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden, ook niet als je een gratis of instapabonnement gebruikt. We kunnen gegevens wel bekendmaken als we daartoe op grond van Europees of Nederlands recht verplicht zijn, of als dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

9. Hoe kun je gebruik maken van bovenstaande rechten?

Via je gebruikersaccount kun je een deel van je persoonsgegevens zelf inzien, corrigeren of verwijderen, bijvoorbeeld bij je accountinstellingen. Wil je van een van je overige rechten gebruikmaken, mail ons dan via info@admillio.com. Voordat we je verzoek in behandeling nemen, kunnen we je vragen je te identificeren, zodat we zeker weten dat we de gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Is je verzoek complex, of hebben we meerdere verzoeken van je ontvangen, dan kunnen we deze termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat binnen de eerste maand weten, met de reden voor de verlenging.

Het indienen van een verzoek is in beginsel kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

Wijzen we je verzoek (deels) af, dan laten we je weten waarom. Je hebt dan ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wat kun je doen als je een privacyklacht hebt?

Heb je een klacht over hoe we met je persoonsgegevens omgaan? Laat het ons weten via info@admillio.com, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om direct een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wat gebeurt er als we deze verklaring wijzigen?

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als we meer of andere gegevens gaan verwerken. De meest actuele versie is steeds op onze website te vinden, met vermelding van de wijzigingsdatum. Heb je nog vragen? Stel ze via info@admillio.com.