Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar vanwege de herzieningsregeling voor de btw.
Papier versus digitaal
De plicht geldt voor beide. Digitaal bewaren mag, mits de gegevens binnen redelijke termijn leesbaar, volledig en controleerbaar blijven. Een schoenendoos die je ‘ooit scant’ is geen archief. Een scan die je niet meer opent, ook niet.
Zorg voor een back-up en een plek die je terugvindt bij een controle, niet alleen bij jezelf, ook als je van laptop of pakket wisselt. Houd toegang tot het oude systeem tot de termijn voorbij is, of exporteer.
Veelgemaakte fouten
Bonnen weggooien vóór de scan scherp is. Facturen alleen in de mailbox. Bankafschriften niet bewaren. Uren wissen als het project klaar is. En: een nieuw boekhoudpakket starten zonder het oude archief mee te nemen.
In Admillio blijft elke bon gekoppeld aan de boeking. Exporteer je administratie als je die ook buiten het pakket wilt bewaren. Bij een controle zoek je op de post, niet in je fotomap.
Zo gebruik je dit in Admillio
Bewaar documenten bij de uitgaven en controleer de kwaliteit van de bestanden.
Uitgaven & bonnen in Admillio