Wat is het verschil tussen een factuur en een bon?

Een factuur is het formele document bij verkoop, vooral tussen bedrijven. Verplicht zijn onder meer naam en adres, btw-nummer, KvK-nummer, factuurdatum en -nummer, omschrijving, en bedrag exclusief en inclusief btw.

Wanneer een bon volstaat, en wanneer niet

Een bon of kwitantie is meestal eenvoudiger, bijvoorbeeld bij een directe winkelkoop. Voor aftrek moet wel duidelijk zijn wat je kocht, voor welk bedrag, en bij wie. Ontbreekt dat, dan houdt de voorbelasting vaak geen stand.

Tussen bedrijven hoort een factuur. Stuur je zelf alleen een mailtje met een bedrag, dan heeft je klant geen deugdelijk stuk voor zijn administratie. Dat is geen detail: het is hun aftrek en jouw professionaliteit.

Beide bewaren, één administratie

Voor boekhouding en btw bewaar je facturen én bonnen, dezelfde 7 jaar. In Admillio maak je verkoopfacturen met de verplichte velden; inkoopbonnen scan je of stuur je door. Beide landen in hetzelfde grootboek.

Veelgemaakte fout: de kassabon weggooien ‘omdat het maar €8 was’. Kleine bedragen tellen mee, en een patroon van ontbrekende bewijzen valt op bij een controle.