Stap voor stap
- 1
Open de assistent
Klik rechtsboven op Admillio Assistent, de knop met de uil, en kies Assistent. De knop staat op elke pagina.
- 2
Stel je vraag
Typ in gewone taal, bijvoorbeeld: Welke facturen staan nog open? Of klik op een van de voorbeeldvragen.
- 3
Spreek je vraag in
Klik op de microfoon (Vraag inspreken), praat en klik op Versturen. Admillio schrijft je woorden uit en verstuurt ze meteen als bericht.
- 4
Vraag om een factuur of offerte
Zeg bijvoorbeeld: Maak een factuur voor Bakkerij Jansen, 10 uur advies à 95 euro. De assistent zoekt de klant op in je contacten en maakt een concept.
- 5
Kies het bedrijf bij een nieuwe klant
Staat de klant nog niet in je contacten, dan zoekt de assistent het bedrijf op in het KVK-register. Kies het juiste bedrijf en geef het e-mailadres voor de factuur.
- 6
Controleer de kaart
Onder het antwoord verschijnt de conceptfactuur of -offerte als kaart, met de klant, een voorbeeld van de pdf en het totaal. Iets aanpassen? Vraag het in de chat of klik op Bewerken.
- 7
Verstuur vanaf de kaart
Klik op Versturen. Je krijgt hetzelfde verstuurvenster als op de pagina van de factuur of offerte.
Wat de assistent voor je opzoekt
De assistent zoekt het antwoord op in je eigen administratie. Onder een antwoord zie je bij Zo kwam ik hierbij welke stappen hij zette. Hij kan onder meer:
- je omzet, kosten, winst en verlies en je balans opstellen
- je btw over een periode berekenen en je ingediende aangiftes bekijken
- openstaande facturen en posten nagaan
- facturen, offertes, uitgaven en contacten doorzoeken
- je bankrekeningen en banktransacties bekijken
- je grootboek en journaal doorzoeken
Facturen en offertes laten maken
De assistent maakt een factuur of offerte altijd als concept. Hij verstuurt nooit zelf: dat doe jij met de knop op de kaart. Zo kun je een verkeerd verstane naam of een bedrag ernaast nog herstellen.
Bedragen per regel zijn exclusief btw. Noem je geen betaaltermijn, dan geldt de termijn uit de workflow van de klant. Lijkt een naam op meer dan één contact, dan vraagt de assistent welke je bedoelt. Mist de klant een adres of e-mailadres, dan biedt hij aan dat aan te vullen.
Zolang een factuur een concept is, kun je hem in de chat laten aanpassen. Een verstuurde factuur verandert niet meer; daarvoor maak je een creditfactuur. Werk je als collega in de administratie, dan heb je het recht Factureren nodig.
Inspreken en bestanden meesturen
Inspreken werkt op de computer en op je telefoon. Geef je browser toegang tot de microfoon. Een opname stopt na twee minuten vanzelf; met Opname weggooien of de Escape-toets breek je hem af.
Met de paperclip stuur je bestanden mee: pdf, jpg, png of webp, tot tien per bericht en maximaal 15 MB per bestand. Je kunt ze ook in het venster slepen.
Tips
- De assistent geeft algemene informatie, geen belastingadvies. Controleer bedragen zelf en vraag bij twijfel een belastingadviseur.
- Laat de assistent ook een brief opstellen, zoals een betalingsherinnering. Die download je als pdf of Word.
- Met Gesprek wissen begin je een nieuw gesprek.