Stap voor stap
- 1
Open de inbox
Klik rechtsboven op het bakje, naast de bel. Het getal erop is wat er wacht. Je komt er ook via Nieuwe uitgave › Facturen mailen.
- 2
Kopieer je adres
Bij Je facturenadres staat je adres: je bedrijfsnaam met een code die niet te raden is. Klik op Kopiëren.
- 3
Stuur een testmail
Klik op Testmail sturen en stuur een mail met een pdf of foto als bijlage. Binnen een minuut staat hij in de inbox.
- 4
Geef het adres door
Geef het adres aan je leveranciers, of stuur een mail met een factuur zelf door. Meerdere facturen in één mail of pdf mag.
- 5
Kijk wat het werd
In de inbox zie je per mail wat ervan werd: een uitgave of een verkoopfactuur. Uitgaven verwerk je bij Uitgaven; daar staan ze met een envelopje.
- 6
Beoordeel wat wacht
Mail die niet direct doorgaat, staat onder Wacht op goedkeuring. Kies Toelaten, Toelaten en afzender vertrouwen, of Weggooien.
Inkoop of je eigen verkoopfactuur
Een factuur van een leverancier, of een bon, wordt een uitgave. Je vindt hem bij Uitgaven, ingevuld en klaar om te boeken.
Maak je je facturen in een ander programma? Mail ze ook naar dit adres. Staat je eigen KVK- of btw-nummer bij de afzender, dan wordt hij meteen een verzonden verkoopfactuur en is de omzet geboekt. Dat gebeurt ook als je voor die klant al een paar keer Naar Verkoop koos.
Twijfelt Admillio, dan blijft het een uitgave met Lijkt verkoop erbij. Kies Naar Verkoop of Inkoop; na een paar keer dezelfde keuze voor dezelfde klant gaat het vanzelf.
- Vul je KVK- of btw-nummer in bij je bedrijfsgegevens. Zonder nummer blijft een verkoopfactuur een voorstel.
- Mail je dezelfde verkoopfactuur nog eens, dan wordt de omzet niet twee keer geboekt.
Wanneer een mail eerst wacht
Mail van een bekende afzender die de echtheidscontrole haalt, gaat direct door. Bekend zijn je vertrouwde afzenders, je eigen adres, je collega's en contacten met dat e-mailadres. Voor de echtheidscontrole moet DKIM of DMARC slagen.
De rest gaat in quarantaine: de bijlagen worden nog niet uitgelezen en staan nog nergens in je administratie tot jij ze toelaat. Je krijgt daar een melding van.
- Onbekende afzender: het adres staat niet bij je contacten of vertrouwde afzenders.
- Afzender niet bevestigd: de echtheidscontrole is niet geslaagd.
- Pdf met actieve inhoud: de pdf bevat scripts of ingesloten bestanden. Een echte factuur heeft dat niet.
Een eigen adres kiezen
Met Eigen adres kiezen maak je een adres dat makkelijk te onthouden is, zoals jouwnaam@facturen.admillio.com. Gebruik 4 tot 40 tekens: kleine letters, cijfers en streepjes.
Had je al een adres op bonnen.admillio.com? Dat blijft werken: mail daarheen komt in dezelfde inbox.
Een eigen adres is ook te raden. Daarom wacht mail van onbekende afzenders altijd eerst op jouw goedkeuring. Het adres met code blijft werken; met een eigen adres kun je dat uitzetten.
Is je adres met code bij de verkeerde mensen terechtgekomen, maak dan een Nieuw adres met code. Het oude adres werkt daarna niet meer.
Wat er niet wordt verwerkt
Een factuur zonder bijlage, met alleen tekst in de mail, wordt overgeslagen. Kleine plaatjes in de tekst, zoals logo's en handtekeningen, tellen niet als factuur.
Zit de scanmodule niet in je pakket, dan worden mails niet verwerkt. Komen er op één dag heel veel mails binnen, dan worden de mails boven die grens niet verwerkt. Zo houdt de inbox spam en mailloops tegen.
Tips
- Onder Vertrouwde afzenders zie je wie direct door mag. Met Vergeten haal je een afzender weer weg.
- Een factuur die al eerder binnenkwam, wordt niet dubbel aangemaakt.