Stap voor stap
- 1
Stel de nummering in
Open Instellingen › Nummering. Kies onder Snel kiezen een vorm of typ zelf een voorvoegsel; {jaar} wordt het jaartal.
- 2
Vul het volgende nummer in
Stap je over van een ander pakket? Vul bij Volgend nummer in waarmee je verdergaat. Onder Zo zien je nummers eruit zie je het resultaat. Klik op Opslaan.
- 3
Open de workflows
Ga naar Instellingen › Workflows. Er staat al een standaardworkflow; klik op Toevoegen om er een te maken voor een groep klanten.
- 4
Stel betaaltermijn en herinneringen in
Vul de betaaltermijn in dagen in. Voeg onder Herinneringen een herinnering toe, kies na hoeveel dagen na de vervaldatum hij gaat en zet Automatisch versturen aan als je wilt. Klik op Opslaan.
- 5
Voeg extra velden toe
Mis je een veld, zoals een inkoopordernummer? Voeg het toe onder Instellingen › Extra velden, bij Contacten, Facturen of Offertes.
- 6
Zet de UBL-bijlage aan
Open Instellingen › Betalen & UBL en zet UBL-bestand meesturen met facturen aan. Het boekhoudpakket van je klant leest je factuur dan zelf in.
Nummering
Met {jaar} in het voorvoegsel begint de reeks elk jaar weer bij 1. Bestaat er al een hoger nummer in de reeks, dan gaat de reeks daar verder, zodat geen nummer dubbel voorkomt.
Offertenummers stel je op dezelfde pagina in, onder Offertenummers. Het nummer van een losse factuur kun je ook zelf aanpassen voordat je hem opslaat.
Workflows
Een workflow is je werkwijze: de betaaltermijn, de betalingsvoorwaarden op de factuur, het onderwerp en de tekst van de mail, de betaallink en de herinneringen. Er zijn factuurworkflows en offerteworkflows; bij een offerteworkflow stel je in hoe lang de offerte geldig is.
Geef een klant een vaste workflow bij het contact, of kies er een bij het maken of versturen van een factuur. Laat je een tekst leeg, dan gebruikt Admillio de standaardtekst in de taal van de klant.
- Een automatische herinnering gaat elke ochtend vanzelf de deur uit zodra het zover is.
- Staat Automatisch versturen uit, dan verstuur je de herinnering zelf met de knop Herinnering.
- Een workflow die nog in gebruik is, wordt gearchiveerd in plaats van verwijderd.
Extra velden en betalingen zonder bewijs
Een factuur- of offerteveld vul je bij elke factuur of offerte in. Een contactveld vul je in bij de klant. Zet Op het document aan, dan staat de waarde ook op de pdf; bij een contactveld op alle facturen en offertes van die klant.
Onder Betalen & UBL staat ook Betalingen zonder bewijs. Daarmee zet je een factuur op betaald via de bank zonder banktransactie. Verwerk je al je bankafschriften in Admillio, zet dit dan uit om dubbele boekingen te voorkomen.
Tips
- Abonnementsworkflows voor automatische incasso staan op dezelfde pagina. Automatische incasso zit in het Business-pakket.