Hoe werkt automatische incasso voor je klanten?

Dit artikel beschrijft de werkwijze in de administratie. Welke betaalmethoden en voorwaarden je kunt gebruiken, hangt af van je provider en de inrichting van je account. Controleer die inrichting voordat je abonnementen activeert.

Begin bij de afspraak en toestemming

Leg eerst vast wat de klant afneemt, tegen welk bedrag en met welke frequentie. Voor terugkerende betalingen via Mollie doorloopt de klant een eerste betaalstap waarmee toestemming wordt vastgelegd. Controleer vervolgens de machtigingsstatus; alleen een opgeslagen rekeningnummer is geen bewijs dat het incassoproces klaarstaat.

Koppel het abonnement aan de administratie

Admillio ondersteunt abonnementen met automatische incasso via een gekoppelde betaalprovider in Business. Richt de provider, de klant en het abonnement in en controleer het verband met de facturatie. Een Ponto-bankkoppeling leest bankgegevens; daarmee geef je geen incasso-opdracht.

Bij een maandelijkse dienstverlening wil je kunnen terugvinden welke factuur bij welke termijn hoort. Controleer de eerste termijn volledig, van factuur tot betaalresultaat, voordat je dezelfde werkwijze voor meer klanten gebruikt.

Maak de aankondiging begrijpelijk

Vertel de klant welk bedrag je wilt innen, wanneer en waarvoor. Mollie adviseert vooraf over een komende betaling te communiceren. Admillio heeft een incassoaankondiging; controleer de ingestelde tekst en het e-mailadres. Een bericht dat niemand ontvangt voorkomt geen misverstanden.

Blijf betaalresultaten controleren

Een opdracht kan nog in behandeling zijn of mislukken. Admillio verwerkt betaalstatussen van de provider, maar controleer uitzonderingen en de bijbehorende factuur. Maak niet direct een tweede opdracht aan omdat een betaling niet meteen zichtbaar is.

Bij wijziging of opzegging controleer je zowel toekomstige facturen als toekomstige betalingen. Houd de oorspronkelijke afspraak, de wijziging en de afhandeling bij elkaar. Zo kun je vragen over een afschrijving terugzoeken.