Hoe werken periodieke facturen?

Begin bij de afspraak met je klant: welke dienst lever je, over welke periode en voor welk bedrag? Een automatisch schema neemt die afspraak over. Het controleert niet of je dienst nog hetzelfde is of je klant inmiddels heeft opgezegd.

Leg het schema en de inhoud vast

Kies de juiste klant, de factuurregels, de frequentie en de startdatum. Voeg een einddatum toe als de afspraak tijdelijk is. Controleer ook de betaaltermijn en omschrijving: voor de ontvanger moet duidelijk zijn welke periode je factureert.

Stel dat je elke maand websiteonderhoud levert. Gebruik een omschrijving die het onderhoud benoemt en controleer hoe de factuurperiode wordt weergegeven. Een herkenbare omschrijving voorkomt vragen over ogenschijnlijk dubbele facturen.

Eerst controleren, daarna automatisch versturen

In Admillio kun je kiezen of periodieke facturen automatisch worden verstuurd. Bekijk bij het inrichten eerst het resultaat: klantgegevens, regels, bedragen, belastinginstelling en afzender. Controleer na de eerste geplande datum of de verwachte factuur is aangemaakt en, als je daarvoor koos, verzonden.

Maak niet ook handmatig dezelfde maandfactuur aan. Controleer bij twijfel eerst de bestaande facturen en het herhaalschema; opnieuw starten kan tot dubbele facturatie leiden.

Verwerk wijzigingen vóór de volgende factuur

Bij een nieuwe prijs, andere dienst of beëindiging pas je het schema tijdig aan. Controleer afzonderlijk welke facturen al zijn aangemaakt. Een aanpassing voor de toekomst herstelt niet vanzelf een eerder verstuurde factuur.

• Controleer de volgende factuurdatum.
• Vergelijk de eerste factuur met de klantafspraak.
• Bekijk apart de verzendstatus en betaalstatus.

Wanneer heb je automatische incasso nodig?

Een periodieke factuur maakt een document aan. Daarmee is het bedrag nog niet afgeschreven. Voor automatische betalingen gebruik je een apart incassoproces met betaalprovider en toestemming van de klant. In Admillio is dat een Business-functie.