Wat is een creditfactuur en hoe verwerk je die?

Maak duidelijk welke oorspronkelijke factuur je corrigeert en waarom. Bewaar beide documenten bij dezelfde klant, zodat je later kunt reconstrueren wat er is geleverd, gefactureerd en aangepast. Een correctie is iets anders dan een betaling: een creditnota verplaatst op zichzelf geen geld.

Controleer eerst of het bedrag, de klant of alleen een toelichting onjuist is. Bepaal daarna of je de hele factuur of een gedeelte wilt corrigeren. Bij een gedeeltelijke correctie blijft het niet-gecrediteerde deel bestaan. Verstuur de correctie ook naar je klant, zodat beide administraties dezelfde afspraak weergeven.

Voorbeeld van gedeeltelijk crediteren

Fictief voorbeeld: een factuur bedraagt € 1.000 exclusief btw, met in dit voorbeeld 21% btw: € 1.210 totaal. Je spreekt achteraf € 200 korting exclusief btw af. De creditfactuur bedraagt dan −€ 200 exclusief btw, −€ 42 btw en −€ 242 totaal. De resterende factuurwaarde is € 968 inclusief btw.

Heeft de klant nog niets betaald, dan resteert in dit voorbeeld € 968 om te betalen. Heeft de klant al € 1.210 betaald, dan moet je de € 242 terugbetaling of verrekening afzonderlijk afhandelen. De creditnota is het bewijs van de correctie, niet het bewijs van die terugbetaling.

Controleer document én verwerking

Geef de correctie een herkenbaar eigen nummer en verwijs duidelijk naar het oorspronkelijke factuurnummer. Controleer de bedragen, het toepasselijke btw-tarief en de reden voor de wijziging. Voor bepaalde correctiedocumenten zijn vereenvoudigde factuureisen mogelijk; de officiële bronnen hieronder beschrijven de voorwaarden.

Koppel een eventuele terugbetaling aan de juiste klant en correctie. Boek hetzelfde bedrag niet daarnaast nog eens als nieuwe zakelijke kosten. Bij een correctie over een al aangegeven periode kan ook je btw-verwerking aandacht vragen. Laat de juiste periode en eventuele aangiftecorrectie beoordelen voor jouw situatie.