Hoe maak ik een correcte factuur?

Begin met een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, jouw bedrijfsgegevens (inclusief KvK en btw-id waar van toepassing) en de gegevens van de afnemer. Omschrijf wat je leverde, het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaal. Zet erbij hoe en wanneer er betaald moet worden.

Valkuilen die later geld kosten

Een gat in de nummering, een ontbrekend btw-nummer, een verkeerd tarief, of een factuur die je wel stuurt maar niet boekt. Bij de kleinondernemersregeling of verlegging gelden andere vermeldingen; check die vóór je verstuurt.

De uitreikingstermijn is meestal uiterlijk de vijftiende van de maand ná de levering. Een factuur ‘er ooit nog een keer uitgooien’ schuift omzet en btw het verkeerde tijdvak in.

Versturen, afletteren, herinneren

In Admillio vul je de regels in, genereer je een PDF in je huisstijl en verstuur je de factuur met een betaallink als je Mollie of Stripe hebt gekoppeld en de optie hebt ingeschakeld. Afhankelijk van je sjabloon verschijnt een link of betaal-QR op de PDF. Controleer daarna de betaalstatus of verwerk een bankoverschrijving via je banktransacties.

Blijft betaling uit, dan gaan herinneringen mee. Jij houdt de relatie; het systeem houdt de lijst. Dat is het verschil met een Word-bestand dat je na verzenden vergeet.

Factuurvoorbeeld: van uren naar totaalbedrag

Fictief rekenvoorbeeld: je factureert 8 uur ontwerpwerk tegen € 75 per uur. Dat is € 600 exclusief btw. Bij een toepasselijk tarief van 21% bedraagt de btw € 126 en het factuurtotaal € 726. Vermeld niet alleen ‘werkzaamheden’, maar bijvoorbeeld ‘Ontwerp productfolder, 8 uur, geleverd op 20 oktober 2026’.

Dit is een rekenvoorbeeld, geen complete factuur. Voeg ook je eigen bedrijfsgegevens, de klantgegevens, een uniek factuurnummer en de overige verplichte gegevens toe. Controleer welk btw-tarief of welke uitzondering bij jouw levering hoort.

In Admillio controleer je de klant, regels, datum en btw voordat je verstuurt. Een verzonden factuur is nog geen ontvangst: de betaling verwerk je afzonderlijk. Gebruik bij een inhoudelijke correctie een herkenbare correctie in plaats van een tweede, losstaande omzetboeking.