Hoe verstuur je facturen met je eigen afzender?

Controleer drie onderdelen: de zichtbare bedrijfsnaam, het adres dat verzendt en het antwoordadres. Kies een naam die je klant herkent van de offerte of opdracht. Gebruik als antwoordadres een mailbox die je daadwerkelijk bijhoudt.

Begin met het standaard verzendadres

Admillio biedt een standaard verzendadres voor klantmails. Je hoeft dus niet eerst een eigen domein in te richten om facturen te kunnen versturen. Controleer wel je bedrijfsnaam en het antwoordadres voordat je de eerste factuur verstuurt.

De instellingen voor klantmails staan los van inloggen. Het aanpassen van de factuurafzender is geen reden om het inlogadres van je account te veranderen.

Een eigen domein moet worden bevestigd

Wil je vanaf je eigen domein verzenden, voeg het dan toe en volg de getoonde verificatiestappen. Daarvoor heb je toegang tot het domeinbeheer nodig, eventueel via degene die je website beheert.

Neem de opgegeven DNS-gegevens nauwkeurig over. Wacht totdat het domein in Admillio is bevestigd voordat je het als eigen afzender gebruikt. Een domeinnaam invullen is nog niet hetzelfde als toestemming hebben om ermee te verzenden.

Controleer het antwoordadres afzonderlijk

Het antwoordadres bepaalt waar reacties op de factuurmail worden ontvangen. Admillio biedt hiervoor een aparte instelling en bevestiging. Controleer het adres ook wanneer de verzendende domeinnaam al goed staat.

Gebruik bijvoorbeeld je administratiemailbox als meerdere collega’s vragen over facturen behandelen. Zorg dat zij die mailbox kunnen lezen; alleen een passend adres kiezen regelt de interne opvolging nog niet.

Test de hele route

Controleer met een toegestane testontvanger de zichtbare naam, afzender, opmaak en bijlage. Antwoord vervolgens op het bericht en kijk of de reactie in de bedoelde mailbox aankomt. Bekijk ook een herinnering wanneer je daarvoor dezelfde instellingen gebruikt.

Een bevestigde domeininstelling garandeert niet dat iedere ontvangende mailbox een bericht in de inbox plaatst. Kijk bij problemen naar de verzendstatus en het ontvangende adres voordat je opnieuw verstuurt.