Hoe krijg ik openstaande facturen betaald?

Zet op de factuur een heldere betalingstermijn en een makkelijke betaalwijze. Stuur een vriendelijke herinnering zodra de termijn verloopt. Blijft het stil, dan volgt een tweede herinnering met een datum waarop je verdere stappen zet.

Eerst een factuur die te betalen is

Late betaling begint vaak bij de factuur zelf. Ontbreekt een inkoopnummer, staat er een verkeerd mailadres, of is de termijn vaag (“zo spoedig mogelijk”), dan blijft hij in een inbox liggen. Zet er een datum op, een duidelijk bedrag, hoe er betaald kan worden, en naar welk rekeningnummer. Stuur hem naar het adres waarmee de klant ook de opdracht bevestigde.

Controleer of de klant de mail heeft gekregen voordat je herinnert. Een vriendelijke check (“is de factuur aangekomen?”) lost meer op dan een strenge toon op dag één.

Herinnering, aanmaning, daarna pas harder

Na het verstrijken van de termijn: één vriendelijke herinnering met de originele factuur erbij. Blijft het stil, een tweede met een datum waarop je verdere stappen zet. Daarna een schriftelijke ingebrekestelling: wat openstaat, het factuurnummer, en een laatste termijn. Pas als dat niet helpt, is een incassobureau of een gerechtelijke stap aan de orde.

Houd de toon zakelijk. Je wilt de relatie vaak nog gebruiken. Bewaar elke mail en elke reactie bij de factuur, zodat je later kunt laten zien wat je wanneer hebt gedaan.

Wat je in Admillio ziet

Admillio toont welke facturen openstaan en kan automatisch herinneringen sturen volgens het schema dat jij zet. Via de bankimport verdwijnt een factuur van de lijst zodra de betaling matcht. Jij bepaalt wanneer je van herinnering naar aanmaning gaat; dat is geen automatische juridische stap.

Een openstaand overzicht is geen incassobureau. Het voorkomt wel dat je pas bij de btw-aangifte merkt dat drie facturen van februari nog steeds niet binnen zijn.