Stap voor stap
- 1
Meld je aan als boekhouder
Vink bij het aanmaken van je account Ik ben boekhouder of administratiekantoor aan. Na het inloggen begin je bij je klanten.
- 2
Maak je kantoor aan
Ga naar Kantoor › Team, vul de naam van je kantoor in en klik op Kantoor aanmaken. Administraties waar je al boekhouder bent, komen er vanzelf bij.
- 3
Activeer het kantoorpakket
Onder Kantoor › Abonnement klik je op Kantoorpakket activeren. Je houdt je gratis dagen; de eerste incasso volgt pas daarna.
- 4
Nodig je klanten uit
Klik onderaan de zijbalk op Klant uitnodigen. Je klant krijgt een persoonlijke link, maakt een eigen account, kiest wat je kantoor mag en betaalt zelf zijn pakket.
- 5
Verdeel het werk in Samenwerking
Onder Kantoor › Samenwerking zie je berichten, verzoeken en documenten van al je klanten. Geef elke klant een behandelaar, een status en labels.
- 6
Overleg intern en geef taken
Bij een klant staat Intern: een gesprek met je collega's en taken. Met Taak geven zet je werk bij een collega. De klant ziet hier niets van.
- 7
Zet standaardtaken aan
Onder Kantoor › Standaardtaken zet je terugkerend werk aan, zoals de btw-aangifte. Op Kantoor › Deadlines zie je per klant en per periode hoe het ervoor staat.
- 8
Schrijf uren en factureer
Onder Kantoor › Uren klik je op Uren schrijven. Met Factureren maak je van de open uren een conceptfactuur in je eigen bedrijf.
Samenwerking: al je klanten in één inbox
Links staan al je klanten, met wat op jou wacht bovenaan. Filter op Nieuw, Aangeleverd, Wacht op klant of Mijn klanten. Per klant zet je de status op Open, In behandeling, Wacht op klant, Aangeleverd of Afgerond.
Labels zijn van je kantoor: iedere collega ziet ze, de klant niet. Met Verzoek aan meerdere klanten stuur je één verzoek naar een hele groep; iedere klant krijgt het in zijn eigen gesprek. Bij Mijn taken zie je de taken over al je klanten, zoals Aan mij en Niet verdeeld.
Het gesprek, de verzoeken en de documenten met de klant werken als de klant Business heeft. Behandelaar, status, labels, taken en het interne gesprek werken altijd: die zijn van je kantoor.
Standaardtaken en deadlines
Er zijn vier vaste standaardtaken: BTW-aangifte, IB-aangifte, VPB-aangifte en Jaarrekening deponeren. Je maakt er ook zelf een, zoals een loonaangifte. Per taak kies je hoe vaak hij komt, bij welke klanten en wanneer de deadline is.
Een taak komt één keer per periode per klant, op de eerste dag na de periode, en gaat naar de behandelaar van de klant. Je kunt er een standaardverzoek aan de klant aan meegeven, zoals "Stuur je jaaropgaven". Een taak is een werkafspraak: Admillio dient niets automatisch in.
- Volgt de btw-aangifte van de klant: per maand, kwartaal of jaar, zoals de klant zijn btw aangeeft.
- Elke maand, elk kwartaal of elk jaar.
- Niet automatisch: alleen te kiezen bij Taak geven.
Collega's in je kantoor
Onder Kantoor › Team klik je op Collega uitnodigen. Je kiest meteen in welke klanten hij werkt (alle klanten of een selectie) en wat hij er mag. Nooit meer dan wat de klant je kantoor gaf.
Een collega is een seat van € 7,50 per maand (excl. btw). De seat komt op je kantoorabonnement zodra je collega accepteert; tijdens je proefmaand is hij gratis. Een beheerder regelt het team en het abonnement; een boekhouder werkt in de klanten die de beheerder kiest.
Tips
- Business voor je eigen bedrijf zit in het kantoorpakket. Je wisselt ernaartoe met Mijn bedrijf bovenaan de zijbalk.
- Een ondernemer kan jou ook zelf uitnodigen als boekhouder. Die administratie staat dan ook bij je klanten.
- Bij Kantoor › Uren stel je het kantoortarief in, uit welk eigen bedrijf je factureert en wie er mag factureren.