Stap voor stap
- 1
Open Team
Ga naar Samenwerking › Team. Heb je geen Business, dan staat Team als losse link in het menu.
- 2
Vul het e-mailadres in en kies Boekhouder
Doe dit onder Iemand uitnodigen. Je ziet meteen wat de rol Boekhouder wel en niet mag.
- 3
Kies wat je boekhouder mag
Zet Factureren, Boeken, Memoriaal en grootboek en Instellingen aan of uit. Inzien en bonnen aanleveren mag je boekhouder altijd; de rest pas je later aan op de Team-pagina.
- 4
Klik op Uitnodigen
Je boekhouder krijgt een mail met een link. Tot hij accepteert, staat de uitnodiging bij Openstaande uitnodigingen, waar je hem opnieuw stuurt of intrekt.
- 5
Overleg in één gesprek
Onder Samenwerking › Berichten praten jullie in één gesprek. Iedereen met toegang tot de administratie leest mee, en je kunt bestanden meesturen.
- 6
Beantwoord een verzoek
Mist je boekhouder iets, zoals een bon, dan krijg je een verzoek. Klik op Bon uploaden, sleep de foto erin en klik op Bon aanleveren.
- 7
Geef akkoord als dat gevraagd wordt
Vraagt je boekhouder akkoord op een bestand, zoals een btw-aangifte, open dan eerst het bestand. Kies daarna Akkoord, of Niet akkoord met een korte reden.
- 8
Deel documenten
Onder Samenwerking › Documenten staan jaarstukken, bankafschriften, contracten en andere bestanden. Klik op Uploaden of sleep bestanden op de lijst, tot 25 MB per bestand.
Wat je boekhouder mag
Met de rol Boekhouder kan je boekhouder alles inzien en boeken, ook memoriaal en btw. Hij kan een klant uitnodigen om mee te kijken. Bedrijfsgegevens, huisstijl, nummering en koppelingen blijven van jou, net als het abonnement en wie er toegang heeft.
Wat je kiest bij Wat mogen je boekhouders? geldt voor al je boekhouders samen, ook voor collega's van hun kantoor. Mist je boekhouder een recht, dan kan hij het aanvragen. Je ziet dat op de Team-pagina bij Verzoeken om toegang, met Goedkeuren en Afwijzen.
De eerste boekhouder telt niet als gebruiker van je pakket. Een tweede boekhouder wel, tenzij hij bij hetzelfde kantoor werkt.
Hoe verzoeken werken
Een verzoek is iets dat je boekhouder van je nodig heeft: documenten, een antwoord op een vraag of je akkoord. Je krijgt er een melding en een mail van. Op de pagina Berichten staan de verzoeken naast het gesprek.
- Open: het verzoek wacht op jou. Heeft het een deadline en is die voorbij, dan wordt het rood.
- Aangeleverd: je hebt het aangeleverd en je boekhouder kijkt het na.
- Afgerond: je boekhouder heeft het verzoek afgesloten.
Toegang beëindigen
Op de Team-pagina klik je bij je boekhouder op Verwijderen. Hij kan daarna direct niets meer wijzigen en zijn gekoppelde AI-tools stoppen. Nog 30 dagen kan hij alleen meekijken, bijvoorbeeld om zijn werk af te ronden. Er wordt niets van je boekhouding verwijderd.
Binnen die 30 dagen draai je het terug met Toegang herstellen.
Tips
- Wil je dat je boekhouder ook een kopie krijgt van elke factuur die je verstuurt? Zet zijn adres bij Documenten doorsturen onder Instellingen › E-mail.
- Komt de uitnodigingsmail niet aan? Kopieer de link in het venster na het uitnodigen en stuur hem zelf door.
- Een ontbrekende bon vraagt je boekhouder bij de banktransactie zelf. Zo zie je meteen om welke betaling het gaat.