Stap voor stap
- 1
Open de WhatsApp-pagina
Klik onderaan in het menu op de groene knop WhatsApp.
- 2
Vraag een code aan
Klik op Code aanvragen. Je krijgt een code van zes cijfers die een beperkte tijd geldig is.
- 3
Stuur de code via WhatsApp
Klik op Open WhatsApp met code en verstuur het bericht. Op de computer scan je de QR-code met je telefoon.
- 4
Wacht op het welkomstbericht
Binnen een paar seconden ben je gekoppeld. In de chat staat een link om Admillio met de uil in je contacten te zetten: tik erop en kies Maak nieuw contact.
- 5
Stuur je eerste bon
Stuur een foto of pdf van een bon of inkoopfactuur. Admillio leest de winkel, het bedrag, de btw en de datum uit en zet de uitgave klaar.
- 6
Maak een factuur of offerte
Typ bijvoorbeeld: factuur Trofip BV 500 euro voor 10 t-shirts. Je krijgt een overzicht, bevestigt met 1 en ontvangt de pdf terug.
- 7
Verstuur hem naar je klant
Admillio vraagt of je hem nu wilt mailen. Kies 1 om te versturen, typ een ander e-mailadres, of kies Later.
- 8
Spreek het in
Liever praten? Stuur een spraakbericht, bijvoorbeeld: offerte voor Trofip, 500 euro voor 10 t-shirts. Je ziet eerst wat Admillio heeft verstaan.
De commando's
Typ een van deze woorden in WhatsApp. Met help krijg je hetzelfde lijstje.
- status: openstaande facturen
- btw: btw te betalen of terug te vragen
- omzet of resultaat: omzet, kosten en resultaat van dit jaar
- factuur en offerte: een nieuwe factuur of offerte, stap voor stap of in één zin
- offertes: openstaande offertes bekijken en versturen
- templates: het factuursjabloon kiezen
- uitgaven en transacties: wat nog geboekt moet worden
- boeken: het rijtje afwerken, met een voorgestelde grootboekrekening per post
- verzoeken: open verzoeken van je boekhouder
- ontkoppelen: WhatsApp loskoppelen van je account
Wat er met je bonnen en pdf's gebeurt
Een foto van een bon hoeft geen commando: sturen is genoeg. Admillio boekt alleen bonnen en inkoopfacturen als uitgave. Stuur je een brief, bijvoorbeeld van de Belastingdienst, of een factuur die je zelf hebt verstuurd, dan zegt de uil wat het is en boekt hij niets.
Vraagt je boekhouder om een bon, stuur dan een foto; Admillio koppelt hem aan het open verzoek.
Facturen en offertes vanuit WhatsApp
Staat de klant nog niet in je contacten, dan kun je hem in het KVK-register laten opzoeken en opslaan. Wil je in het overzicht een ander btw-tarief dan 21%, typ dan 9 of 0.
Verstuur je een factuur, dan wordt hij definitief en geboekt. Kies je Later, dan staat de factuur als concept in de app. Een offerte verstuur je later met het commando offertes.
Tips
- Alleen de eigenaar van de administratie koppelt WhatsApp, met zijn eigen nummer, en alleen berichten vanaf dat nummer komen binnen. Ander nummer? Klik op Ontkoppelen en koppel opnieuw met een nieuwe code.
- Stuur je in korte tijd heel veel berichten, dan vraagt Admillio je even te wachten. Een grote stapel bonnen upload je liever in de app.
- Vragen over je cijfers in gewone taal stel je aan de assistent in de app. In WhatsApp werk je met de commando's.